A partir de l'1 de gener de 2016 tots els proveïdors de l'Ajuntament d'Alella hauran de presentar les factures en format electrònic i no s'acceptaran factures en paper, independentment del seu import.
En aquest document informem als diferents proveïdors de l'Ajuntament què és una factura electrònica i com poden emetre-la i presentar-la a aquesta Corporació.

És un document electrònic que conté la mateixa informació que hi ha en una factura tradicional i que es transmet a través de mitjans electrònics. Aquest document ha d'estar signat electrònicament amb un certificat digital reconegut, cosa que garanteix la seva autenticitat, integritat i li ofereix la mateixa validesa legal que una factura en paper.

• Per a poder emetre una factura electrònica cal que el proveïdor disposi d'un certificat digital vàlid reconegut per l'Agència Catalana de Certificació, on coincideixi el CIF/NIF d'aquest certificat amb el de l'emissor de la factura. Podeu consultar la relació de certificats admesos en aquest l'enllaç.

• En cas de ser una persona física, si no es disposa d'un certificat digital, el proveïdor pot sol·licitar-lo a l'OAC (Oficina d'Atenció al Ciutadà de l'Ajuntament d'Alella). Les persones físiques també poden fer ús del seu DNI digital per a signar les factures electròniques que emetin.

• Un altre requisit a l'hora de generar una factura electrònica és que el proveïdor ha de introduir obligatòriament la referència comptable que li haurà indicat el servei gestor de l'Ajuntament. Aquesta referència és la garantia de cara al proveïdor de l'existència de la consignació pressupostària corresponent pel seu pagament posterior.

• No serà admesa cap factura que no indiqui la referència comptable, les factures seran rebutjades automàticament.

L'Ajuntament d'Alella ha habilitat a la seva seu electrònica l'enllaç a la bústia de lliurament de factures electròniques de l'ens. Aquest punt d'entrada és el portal e.FACT del consorci AOC. Des d'aquest portal un proveïdor podrà presentar factures i consultar l'estat de tramitació en el que es troben.
El format electrònic per a emetre factures electròniques a l'Administració és FACTURAE, segons l'Ordre PRE/2971/2007. El portal e.FACT admet aquest format però  també accepta factures electròniques amb format INVOIC d'UN/EDIFACT transmeses a través de xarxes EDI amb connectivitat al servei.

Els proveïdors poden disposar de programari per a la seva gestió de factures que ja genera factures en el format Facturae, admès pel portal e.FACT. En cas que el proveïdor no disposi d'aquest programari podrà utilitzar altres eines gratuïtes que generin factures en aquest format:

• www.facturae.es: a través de l'aplicació gratuïta Gestió de facturació electrònica que ofereix el Ministeri d'Indústria, Turisme i Comerç.

•  B2B Router (recomanat): servei al núvol que permet crear factures electròniques en format Facturae fàcilment, sense necessitat de certificat digital, de forma gratuïta i enviar-la directament a les Administracions Públiques catalanes a través del servei e.FACT.

Altres solucions:

•   www.hazteunafacturae.com: aquesta web en la versió BASIC admet l'enviament gratuït de només 3 factures al mes.

• FacturaDirecta by Conductiva

• Mitjançant una interfície de facturació electrònica en local per a Microsoft Word 2010 o Microsoft Excel 2010 i que es pot descarregar gratuïtament en el següent enllaç http://offinvoice.codeplex.com

Per enviar les factures electròniques a l'Ajuntament d'Alella podeu utilitzar diferents mecanismes:

1. A través de la bústia de lliurament
   
   
   
   
   Consulteu els manuals
   
   • Manual usuari lliurament e.FACT
   • Manual usuario buzón del emisor e.FACT
2. A través de les plataformes de facturació electrònica que hi ha al mercat si aquestes es troben adherides al servei e.FACT.

Per a la utilització de la plataforma de les factures electròniques e.FACT, s'exigeix el codi DIR3 que en el cas de l'Ajuntament d'Alella és el L01080039. Aquest codi el podeu informar als tres camps de la efactura: oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora.
Com consultar l'estat de la vostra factura?
Accedint a la bústia de lliurament de l'Ajuntament d'Alella, entrant a la pestanya "Consulta d'estats". Aquesta funcionalitat permet la recerca de factures enviades prèviament, de cara a consultar el seu estat de procés.

Per a consultar l'estat d'una factura heu d'informar dels següents camps: número de factura, any fiscal de la factura, NIF de l'emissor, NIF del receptor i l'import total de la factura. Una vegada completats aquests camps i prement sobre el botó "Cerca" es realitza la consulta, mostrant-se l'històric d'estats pels quals ha passat la factura especificada. D'aquesta manera, si la factura s'ha lliurat i registrat correctament a l'Ajuntament, es detalla, entre d'altres dades, la informació corresponent al registre d'entrada de la factura.
Destacar que en el cas que no visualitzeu l'estat “Registrada”, això indica que la factura no s'ha registrat per l'Ajuntament. Així mateix, si la factura no supera la validació de la seva signatura electrònica o la factura no s'accepta per part de l'Ajuntament per motius comercials, la bústia de lliurament indicarà l'estat de "Rebutjada" i el motiu del rebuig.

Així mateix, és responsabilitat de l'emissor de les factures la consulta de l'estat de les mateixes.

Accediu a la bústia de lliurament de factures electròniques de l'Ajuntament de d'Alella fent clic aquí